Zorganizowanie wydarzenia z okazji rocznicy działalności/powstania firmy to świetna okazja nie tylko do dobrej zabawy, ale także do tego, aby docenić i wyróżnić swoich pracowników. Zarówno tych obecnych jak i przeszłych. Obchody jubileuszowe to także dobry moment na wprowadzenie nowego produktu lub usługi, przypomnienie o marce konsumentom czy specjalistom z branży. Czy Twoja firma obchodzi 10-cio, 50-cio czy 100-lecie działalności impreza jubileuszowa może być zarówno zabawna jak i produktywna.
Jubileusz wymaga dużo planowania i wiele przemyśleń. Nie chodzi tu w końcu o co roczną imprezę firmowa tylko rocznicę, na której to chcemy pokazać osiągnięcia, docenić wkład pracowników, przedstawić plany na przyszłość.
Data
Pierwszym krokiem jest wybór terminu. Nie musi to być dokładna data rozpoczęcia działalności. Ważne, aby wydarzenie odbyło się w tym samym miesiącu czy o tej samej porze roku i nie pokrywała się z innymi świętami kalendarzowymi czy „długimi weekendami”.
Kogo zaprosić
Oczywistym jest, że zaprosimy naszych pracowników – byłych i obecnych. Należy także pamiętać o stałych czy strategicznych klientach. Jeśli jubileusz chcemy wykorzystać jako narzędzie marketingowe – czy w celu wprowadzenia nowego produktu/usługi czy tylko w celu promocji i przypomnienia się, że wciąż od tylu lat jesteśmy na rynku – to warto pomyśleć o zaproszeniu specjalistów z naszej branży. Ich zadaniem może być pokazanie – w sposób zwięzły i rzeczowy – jak dana branża rozwijała się przez lata, jaki wpływ miała na to nasza firma. W zależności od wielkości naszej firmy można rozważyć zaproszenie mediów.
Miejsce
Lokalizacja zależeć będzie od charakteru i przebiegu imprezy, a także liczby zaproszonych gości. Przy wyborze miejsca pamiętajmy o kilku podstawowych rzeczach: miejscach noclegowych, parkingu, zapleczu jakim dysponuje lokal – czy posiada odpowiednio wyposażone sale, klimatyzację lub odpowiednie ogrzewanie. Organizując jubileusz powinniśmy skupić się na miejscach zlokalizowanych w mieście, w którym działa nasza firma.
Lokalizacja jest – i co dalej?
Kolejnym krokiem jest szczegółowe zaplanowanie eventu – ustalenie menu, harmonogramu imprezy, przygotowanie zaproszeń, przemyślenie dodatkowych atrakcji. Możemy skorzystać z cateringu oferowane przez wybrane przez nas miejsce, jednak nie zawsze spełnienie naszych wymagań w kwestiach lokalowych pokrywa się z możliwościami jakich oczekujemy w kwestii przygotowania menu. Tutaj warto zastanowić się nad włączeniem do organizacji jubileuszu firmy specjalizującej się w organizacji wydarzeń. Pozwoli nam to nie tylko na oszczędzenie czasu, ale także pieniędzy. Firmy eventowe posiadają odpowiednie zaplecze osobowe, techniczne oraz podwykonawców – sprawdzonych i doświadczonych. Uwzględniając nasze potrzeby, wymagania przygotują i wycenią propozycję menu, alkoholi, zadbają o dodatkowe atrakcje i będą czuwać nad prawidłowym przebiegiem wydarzenia. Jeśli mamy jakiekolwiek obawy zawsze możemy poprosić o referencje czy skontaktować się z klientami takich firm i zapytać o ich opinię.
A może impreza fabularyzowana?
W celu nadania naszej imprezie charakteru i wprowadzenia zabawowego elementu dobrym pomysłem jest impreza fabularyzowana. Dzięki temu jubileusz będzie wydarzeniem, który na dużo dłużej zapadnie w pamięć jego uczestnikom. Dla przykładu – jeśli nasza firma rozpoczęła działalność pod koniec lat 80-tych czy na początku lat 90-ych zorganizujmy imprezę w stylu PRL. Będzie to dobre nawiązanie do czasów, które większość (jeśli nie wszyscy) z naszych współpracowników pamięta i uśmiecha się na samą myśl o nich. Temat eventu może nawiązywać także do branży, w której działamy – Klinika Doktora Anemika czy Disco w Remizie. Wiele firm specjalizuje się w organizacji tego typu wydarzeń – zapewniają dekorację, rekwizyty, konkursy i zabawy nawiązujące do charakteru imprezy. Doświadczenie mówi nam, że eventy fabularyzowane cieszą się większym powodzeniem i frekwencją. Pozwalają także poczuć się swobodniej jego uczestnikom, przyśpieszają integrację, są gwarantem dobrej zabawy.
